Schulung über das Stellen von Tagungsräumen

Bericht zur Schulung über das Stellen von TagungsräumenIn der Schulung dieser Woche wurden wir umfassend über das Stellen und Vorbereiten der Tagungsräume informiert.

1. Das Stellen des Raumes

Bevor ein Tagungsraum gestellt werden kann, muss er vollständig gereinigt sein. Dazu gehört das Saugen des Bodens sowie das Abwischen von Staub. Anschließend wird der Raum gemäß des vorliegenden Raumplans in die gewünschte Bestuhlungsform des Tagungsleiters gebracht.Sobald alle Tische und Stühle an ihrem Platz stehen, werden sie abgewischt und mit Tagungsmappen, Untersetzern und Gläsern eingedeckt. Zusätzlich wird ein kleiner Snack, wie zum Beispiel ein Müsliriegel, bereitgestellt.Falls Sonderwünsche bestehen, werden diese nun umgesetzt – etwa das Bereitstellen eines Flipcharts. Dabei ist sicherzustellen, dass ausreichend Papier und funktionierende Stifte vorhanden sind. Außerdem wird geprüft, ob eine Fernbedienung für den Beamer zur Verfügung steht, der Moderatorenkoffer vollständig bestückt ist und die Technik einwandfrei funktioniert.Abschließend wird der Getränkekühlschrank aufgefüllt, der Mülleimer geleert und gesäubert. Ist der Raum vollständig vorbereitet, wird der aktuelle Raumplan an der Rezeption abgegeben.

2. Das Auffrischen der Tagungsräume

Das Frischmachen der Tagungsräume erfolgt je nach Bedarf mittags oder abends. Dabei werden alle schmutzigen Gläser und leeren Flaschen entfernt, während angebrochene Flaschen stehen bleiben.Die Tische werden erneut abgewischt und die Stühle ordentlich ausgerichtet. Außerdem wird der Mülleimer geleert, saubere Gläser werden nachgedeckt und der Kühlschrank erneut aufgefüllt. Falls nötig, wird der Raum gesaugt.Ist das Flipchart fast leer, wird es mit neuem Papier bestückt. Falls eine Kaffeepause im Raum stattgefunden hat, werden die Kaffeekannen und -stationen wieder aufgefüllt. Ganz wichtig: Persönliche Gegenstände der Teilnehmer bleiben unangetastet.Beim Verlassen des Raumes wird das Licht ausgeschaltet und die Tür verschlossen.

3. Das Leeren eines Tagungsraums

Wenn ein Tagungsraum nicht mehr benötigt wird, muss er vollständig geleert werden. Dazu gehören:

• Entfernen aller Gläser, Flaschen und beschriebenen Flipchart-Blätter
• Abwischen der Tische, Mappen und Untersetzer
• Saugen des Bodens
• Auffüllen des Kühlschranks

4. Abschließende Arbeiten

Zusätzlich gibt es einige Aufgaben, die unabhängig vom Zustand des Raumes regelmäßig durchgeführt werden müssen. Dazu zählt unter anderem das Verräumen des Leerguts.Mit diesen klaren Abläufen wird sichergestellt, dass jeder Tagungsraum stets optimal vorbereitet ist und den Gästen einen professionellen Eindruck vermittelt.